Облачный сервис Office 365 Микро Sharepoint online
Удобное и надежное хранение, быстрый, простой доступ
Sharepoint представляет собой отдельный сервер, на котором можно расположить всю документацию, различные файлы компании и получить удобный доступ к ним. Теперь не нужно пересылать по электронной почте или распечатывать тексты, чтобы показать их коллегам. Sharepoint предлагает достаточно большой объем ресурсов, которые, по мере расширения компании, можно с легкостью нарастить. Преимущества сервиса в том, что настройка сети и поддержка сервера не нуждаются в администрировании и IT-сопровождении.
База Sharepoint доступна с любых портативных устройств, где бы вы ни находились. Удаленный сервер защитит ваш архив от случайной потери данных, по причине поломки компьютера или жесткого диска: все файлы будут доступны, даже если офис затопили соседи или на системный блок нечаянно пролился кофе, достаточно просто поменять технику и подключиться к серверу. Sharepoint позволяет не зависеть от людей, рабочего места, исправности техники и конкретного устройства, а также с легкостью получать доступ к интересующему документу и его редактированию в считанные секунды.
Сайт-визитка и корпоративный портал
С сервисом Sharepoint и различными шаблонами вы быстро и просто создадите свой сайт-визитку: теперь о вас точно узнают в сети, коллеги и партнеры будут в курсе новостей развития вашего бизнеса и новых предложений. Сайт-визитка является не только источником информации для посетителей ресурса, но и атрибутом презентабельности, состоятельности компании, и на создание имиджа вы не потратите ни единого рубля. Не надо будет платить специалистам, потому что сделать сайт с Sharepoint и наполнить его нужным контентом, сможет даже далекий от программирования пользователь компьютера. Но внешний сайт это только одна из возможностей сервиса.
Используя Sharepoint online, вы также можете создать портал для внутреннего пользования, чтобы своевременно информировать сотрудников компании о последних событиях, нововведениях, планах и перспективах развития. Такой вариант идеален для предприятия, имеющего большое количество персонала, разветвленную сеть филиалов (вне зависимости от их географического положения), а также сотрудников, работающих за пределами офиса.
Пространство для совместной работы
Помимо сайта-визитки и портала для партнеров на Sharepoint легко организовать работу сотрудников. Таким образом, руководитель может оптимизировать распределение времени подчиненных и видеть каждый шаг работы с клиентом. Как это работает? Создать общую базу, таблицу или целую систему можно для любого предприятия, и адаптировать ее под конкретно ваши задачи. Каждый сотрудник будет знать свой сегмент работы и, заходя в систему, видеть, что должен сделать сегодня: встретиться с клиентом, подготовить презентацию, подписать документы или проконтролировать подрядчика.
Статус задачи меняется по мере ее выполнения, так что менеджеры разных подразделений могут отслеживать все этапы работы с клиентом и оперативно реагировать на проблемные ситуации и возникающие сложности. В базу можно занести контакты клиентов, прописать пошаговое взаимодействие менеджеров с ними, оставить место для комментариев и пометок («обязательно перезвонить клиенту», «предупредить о поступлении товара» и проч.), которые будут доступны всем пользователям системы. Интеграция с Outlook позволит выводить задания, статусы выполнения дел, поручения в режиме календаря, с указанием времени и даты, а также вести почтовую переписку, используя контакты клиентов из базы.
Базы данных также позволяют легко ввести нового сотрудника в курс дела, не тратя на это время руководителя или коллег. Создание базы знаний как практического руководства, избавит от необходимости устраивать обучение, предавать необходимую информацию и поможет в кратчайшие сроки расширить штат или заменить ушедшего сотрудника.
Автоматизированные базы данных можно сделать именно такими, какие нужны вам (для удобства управления компанией и сотрудниками) и вашим подчиненным (для повышения эффективности работы с клиентами и партнерами).
Руководители, которые приобрели пакет Контур 365, оптимизируют свой бизнес с помощью возможностей сервиса. Office 365 уже внедрен в ряд компаний, в числе которых международная научно-исследовательская группа I.S.R.G. В составе интернационального объединения три постоянных участника и несколько временных. Каждый из них занимается как собственными проектами, так и общими, поэтому они часто обмениваются информацией по пересекающимся темам и работают над одним материалом совместно. В ближайший год планируют расширить постоянный состав участников до 10 человек с покупкой дополнительных лицензий Office 365. С момента внедрения прошло несколько месяцев.
Результаты:
- сокращение издержек
«Раньше ежемесячные расходы были, примерно, следующими:
- 200 рублей в месяц за Windows хостинг для сайта-визитки и общего хранилища файлов (10ГБ);
- 300 рублей в год за домен.
Потенциально мне необходимы были еще следующие затраты, на которые я не смог пойти, потеряв возможность развивать бизнес и не получив критически важные ресурсы, такие как аренда сервера для установки Sharepoint online – более 10 000 рублей! Ежемесячно!
Это при том, что у меня была возможность бесплатного использования Sharepoint online по лицензии BizSpark еще на два года. А далее необходимо было решить вопрос с приобретением лицензии за 360 000 рублей + программы Software Assurance за 100 000 рублей ежегодно!
Теперь плата за пакет сервисов несравненно меньше! А возможностей гораздо больше. Office 365 позволил обойтись без неподъемных затрат и получить всю мощь Sharepoint для нужд моих исследований, организации работы группы.
На 10 000 рублей я могу подключить 33 пользователей и не думать о взаимоотношении с хостинговой компанией, о работоспособности сервера и разворачивании серверного продукта!»
- сокращение временных затрат
«Sharepoint это бездонный океан для организации взаимодействия и эффективной работы. И, конечно же, мы используем его для хранения информации, анализа данных, ведения списков и общих календарей, что существенно упрощает работу в одном проекте людей, находящихся в разных странах. Особо стоит отметить создание в Sharepoint внешнего сайта: просто и без дополнительных затрат. Но главное, мы используем сервис, как основную информационную систему проекта».
- совершенствование управления
«Так как участники бизнеса находятся в разных странах – единое информационное пространство является критически важным фактором эффективной работы. Office 365, однозначно, будет полезен любой компании. Он поможет организовать независимое и стабильное информационное пространство и оценить новое качество процессов и эффективности взаимодействия! Никаких капитальных расходов на IT! Ноутбук и мобильный интернет это все, что нужно!»
Игорь Дмитриев, координатор
международной научно-исследовательской группы I.S.R.G.
