Облачный сервис Office 365 Микро Exchange online
Преимущества облачной почты Office 365
Общие папки и ящик с именем компании
С какого адреса клиенты компании получают от Вас письма? У каждого сотрудника свой бесплатный почтовый ящик? А где хранятся контакты клиентов и партнеров? Вы уверены, что менеджеры не пропустили ни одного письма из входящей корреспонденции компании?
Ответить на все эти вопросы можно одним простым решением – Микро Exchange online service, который позволит создать корпоративную почту бизнес-класса и поместить в названии ящика имя вашей компании. Незаменимая опция для контроля качества работы менеджеров компании – это возможность создавать общие папки, которые помогут свести к минимуму риск потери контактной информации клиента или партнера, а также самих писем, потому что позволяют:
- собирать входящую корпоративную почту в одном месте: про клиента не забудут, если менеджер, который с ним работал, ушел в отпуск или уволился;
- ставить пометки о прочтении писем, чтобы не пропустить ни одно сообщение;
- указывать имя сотрудника, который обрабатывал почту, чтобы составить впечатление о компетентности менеджера, качестве работы.
Микро Outlook: одно окно, много возможностей
Приложение Микро Outlook online существенно упростит работу с почтой и позволит получить быстрый доступ практически к любым сервисам Office 365 из одного окна:
- интеграция с календарем, сервисами Lync и One Note: просмотр встреч и переписка с приглашенными участниками, общий доступ к заметкам и отправка их по почте;
- подключение нескольких ящиков к Outlook, для получения корреспонденции в одну папку: все сообщения в одном месте позволят не тратить время на запуск нескольких ящиков;
- отправление запросов о назначении встречи и получение подтверждений присутствия: возможность в кратчайшие сроки получить ответ от всех приглашенных участников;
- оповещение о назначенных встречах, задачах, поставленных в календаре на контроль: звуковой сигнал, а также всплывающее сообщение, не позволят забыть о предстоящем событии.
Пользователей сервиса почта 365, также приятно удивят размеры ящика – 25 ГБ, а значит, не придется решать извечный вопрос: чем пожертвовать, чтобы освободить место.
Управлять временем с удобным календарем
Распределение рабочего времени и планирование, назначение встреч и сведение графиков сотрудников – обычно в компании этим занимается отдельный человек, секретарь или ассистент, но это не всегда удобно, требует не только дополнительного сотрудника в офисе, но и значительных финансовых и временных затрат. Микро Exchange online может сделать ту же работу в несколько кликов.
В распоряжении всех сотрудников предприятия удобный календарь, планер, с возможностью не только составлять свое расписание, но и просматривать график коллег. Обычно, приглашение нескольких сотрудников на собрание выглядит примерно так: во-первых, созвониться со всеми участниками и выяснить свободное время каждого из них, во-вторых, определить общее время, когда смогут присутствовать все. Если получилось – обзванивать снова и назначать встречу, если нет – предлагать другой день или просить некоторых перенести свои дела. И снова обзванивать, выясняя наиболее удобное время в другой день, а может быть и третий. Даже при самом благополучном стечении обстоятельств, каждому приглашенному придется позвонить несколько раз, что не очень удобно и отнимает много времени.
Решение предлагает Микро Exchange. Теперь так просто назначить встречу или собрать совещание, когда видишь, какое время свободно у всех участников. Сервис Exchange в режиме реального времени соотносит записи календаря и показывает свободное и занятое время каждого работника, поэтому пользователям удается избежать наложения запланированных мероприятий и быстро найти место даже для экстренного сбора.
Контроль за постановкой и выполнением задач с Exchange online service
Exchange online service дает руководителю возможность контролировать рабочий процесс, этапы подготовки проектов, получать информацию о деятельности компании в целом. Сервис online Exchange представляет собой подробный календарь с возможностью ставить задачи одному или нескольким сотрудникам и следить за их выполнением, а также степенью готовности проектов и текущих поручений. В календаре можно узнать над чем работает тот или иной сотрудник, на какую тему проходит та или иная встреча, когда и где состоится подведение итогов, а также насколько качественно выполнены поручения.
Руководители, которые приобрели пакет Контур 365, оптимизируют свой бизнес с помощью возможностей сервиса, среди них Михаил Сродных, руководитель компании «Сертум-Про». Она учреждена сравнительно недавно, и изначально в стратегии развития IT была ориентирована на использование облачных сервисов. Интерес представляет, в первую очередь, то, что данному предприятию нет необходимости перестраиваться с существующей инфраструктуры на Office 365 – внедрение происходит по мере формирования компании.
Результаты:
- сокращение издержек
«Мы, во-первых, минимизируем инвестиционные вложения в создание инфраструктуры обмена сообщениями и корпоративной связи (нет необходимости покупать серверы, системы хранения, лицензии на ПО), а во-вторых, примерно втрое сокращаем операционные затраты на поддержание этой системы (администрирование (ФОТ), расходы на энергоснабжение, текущее обслуживание оборудования и т.д.)»
- сокращение временных затрат
«В данное время идет активное формирование команды, мы пока не начали активную деятельность в основных бизнес-процессах компании, но уже используем сервис обмена сообщениями (в том числе голосовыми) и совместной работы из любой точки. Очень удобно и экономит время на различных согласованиях и уточнениях».
- совершенствование управления
«Мы ожидаем до 30-50 сотрудников в ближайшее время, из них около 50% будет работать удаленно постоянно и еще 20% - периодически, поэтому за счет сервиса мы рассчитываем создать эффективное взаимодействие между людьми, единое пространство коммуникации».
Системный администратор компании «Сертум-Про», Сергей Казаков
